雨や警報のとき、誰が催事の中止を決める？

判断する人と情報を受け取る人を決める

天候で開催が変わる可能性がある場合、主催・施設の誰が開催、時間変更、中止を決めるのかを先に確認します。自社担当が施設の開館情報を見ただけで、催事も同じ扱いだと判断しません。また、開催が継続されても自社の移動や配送が可能とは限らないため、別に状況を連絡します。

警報の種類や風速など独自の中止基準をこの記事で設定しません。参加先の案内、交通・配送事業者の最新情報を確認し、安全上の懸念があれば施設担当と自社責任者へ速やかに相談します。

連絡と費用の確認を混ぜない

例えばイオンいわき店の掲載区画には、天候に関する日程変更の条件が示されていますが、他の会場へ一般化できません。返金や振替、準備済み費用の扱いは自分の契約で確認します。営業可否を急いで伝える連絡と、後で精算条件を確認する連絡を分けると、未確定の費用を先に約束せずに済みます。

• 公式連絡が来る窓口と、確認する予定時刻
• 搬入便を止める場合の依頼先と締切
• スタッフへ知らせる担当と代替連絡先
• 顧客向け告知の承認者と更新する場所

変更が決まった時点の状態を残す

架空例では、開始時刻の変更が決まったとき、配送は既に出発し、スタッフの一部は未出発でした。同じ一斉連絡だけで済ませず、運送会社、搬入口、スタッフへそれぞれ対応を確認します。発信時刻と受信確認を記録し、古い案内が残る場所も点検します。

中止後に次回日程が未定なら、再開予定を作らず未定と表示します。費用や返送の未解決事項は担当と回答予定を付けて引き継ぎ、開催連絡が終わっただけで案件を完了にしないようにします。