催事の配送予約：出荷から売場への受渡しまでつなぐ

届け先を、住所だけで終わらせない

施設の住所に加え、指定の搬入口、荷受け場所、区画名、受取担当、連絡方法を確認します。施設の受付が商品を預かるのか、出店者がその場で受け取るのかで、必要な人員と到着の合わせ方が変わります。通常店舗の納品口と催事用の入口が同じとは限りません。

J-Net21の仕入解説では、納品までの期間、輸送手段、納品場所などを取引条件として確認する考え方が示されています。催事ではこれに、施設内で販売準備ができる時点を加えて考えます。車が着くこと、荷物が引き渡されること、売場で商品が使えることを分けて予定にします。

配送担当と設営担当が異なる場合は、受取後の箱を誰が区画へ運ぶかも決めます。荷受けで人がそろわず商品が止まることを避けるため、移動に使う台車や通行条件を確認し、配送会社が施設内の設営まで行うと受け取らないようにします。

運送のサービスと施設の枠が合うかを聞く

運送会社へは希望する到着時刻だけでなく、施設の受取可能な幅と待機・再配達の条件を伝えます。使用するサービスで、その場所と条件へ対応できるかを確認してください。時間帯指定を受け付けても、施設内の搬送や長時間の待機まで含まれると推測しないようにします。

物量が多い場合は箱数、大きさ、荷下ろしに必要な作業を具体的にします。配送先を複数に分けるなら、会計備品など開店に不可欠な物がどの便に入るかを把握します。前日受取が不可の場合、勝手に前送せず、別の荷受け先や自社搬入を含めて施設と調整します。

出荷前に、配送側と受取側へ同じ内容を渡す

梱包後は箱番号と送り状番号を対応させ、出荷した数を受取担当へ知らせます。予定していた数量と実際の出荷数量が変わった場合は、古い明細を使わないようにします。配送会社へ伝えた宛先と、施設へ提出した車両・作業申請の条件が合っているかも確かめます。

以下は出荷前の照合表です。到着を保証する表ではなく、未確定の担当や連絡先を見つけるために使います。個人の私用番号を広く配るのではなく、業務連絡に使用する窓口を決め、遅延の情報が配送担当だけに止まらないようにしてください。

当日は到着通知より、受領と不足を追う

配送状況で配達完了になっても、売場の担当が受け取ったかを確認します。施設内で別担当が預かる場合は、受領場所と個数を引き継ぎます。箱が不足している、外装に異常がある場合は、そのまま全数完了にせず、該当する箱番号と状態を記録して相談してください。

遅延が分かったら、無断で別の入口を使うのではなく、新しい到着見込みと必要作業を施設へ伝えます。開店に影響する物が含まれる場合は、販売できる範囲も責任者が判断できるようにします。詳細な障害対応はトラブル対応の記事とつなげ、配送手配の記録を引き継ぎます。