催事の下見：売場と搬入経路で確かめること

下見で確かめたい仮説を持って行く

下見の前に、候補の什器寸法、商品箱数、会計位置を仮の図へ書いておきます。何も決めずに見に行くと「思ったより狭い」という感想だけになりがちです。台を置いた後に接客位置が残るか、補充の箱を開ける場所があるかなど、今回の販売方法に沿った問いを用意します。

一般客として見られる範囲と、担当者の案内が必要な場所を分けて予約します。イオンいわき店の当該区画では、公開案内に独自の内覧方法が示されています。他施設にも同じ条件を当てはめず、測定、撮影、搬入口の確認をどの方法で行えるかを先に相談してください。

混雑する時間帯を確認する際も、通行人数を正確に測定したような数字を作らないでください。短時間の目視で分かったことは観察時刻と一緒に残し、終日同じ状態とは扱いません。客の流れについては施設の説明と自分の観察を区別して使います。

床の面積だけでなく、人と荷物の通り道を見る

区画の幅と奥行に加え、柱、扉、床設備、隣の売場との関係を図へ記します。写真では奥行を読み違えることがあるため、測れる範囲は寸法として残します。測定が認められていない場所や、正確に確認できなかった高さなどは推測で埋めず、施設から図面をもらう課題にします。

荷物は搬入口から区画までつながる経路で考えます。台車の通行、曲がり角、昇降設備、途中の受渡し場所を確認し、自社がどこまで運ぶのかを聞きます。一般の入口から近いからといって、そこを配送の入口にできるとは限りません。通路幅などの適合判断は施設の確認を受けます。

現地で見えた事実と、許可された条件を分ける

空いている場所があっても、在庫を置いてよいとは限りません。コンセントが見えても業務用に使えるかは別です。下見表では「目視したもの」「施設が認めた用途」「まだ不明なこと」の三つを分けると、写真だけを見た別担当者の思い込みを減らせます。

撮影した写真は番号を付け、図面の位置と対応させます。例えば写真三番を補充箱の候補位置に対応させ、使用可否は回答待ちと書きます。写り込んだ他の店舗や来場者の情報を、そのまま外部向け資料へ使わず、社内で必要な確認に使える範囲を整理します。

下見後に設営図を直して、残る質問をまとめる

戻ったら写真を並べるだけでなく、仮の図を更新します。台を減らす、販売見本と在庫を分ける、補充回数を変えるなど、現地条件による変更を記録してください。どの確認で何が変わったかが分かれば、仕入や配送を担当する人も理由を理解できます。

不明点を一件ずつ聞き直す前に、同じ担当者へ確認するものをまとめます。図面の版、回答した人、回答日を残し、前回の下見から配置や設備が変わった可能性も確認します。現地を見たこと自体ではなく、設営に必要な条件がそろったところを下見の完了にします。