手順を詳しく知る
催事の交代引継ぎ：未完了の仕事を次の担当へ渡す
残っている問い合わせ、取り置き、機器の不調を、次の担当が続きから対応できる形で渡します。
こんな方に催事スタッフの交代を管理する責任者
このページでできること未完了の案件と売場の状態を、受取確認付きで引き継ぐ。
売れ行きの報告と、残る仕事を分ける
「今日はよく売れています」という報告だけでは、次の担当は何から着手すればよいか分かりません。引継ぎでは、現在の売場の状態、未完了の顧客対応、期限が近い作業を分けます。売上や残数は参照する表の所在を示し、口頭で伝えた数字だけを更新の根拠にしないようにします。
以下は編集部による短期売場向けの運用提案です。既存の施設様式がある場合は、その記録を正とし、同じ情報を別々に更新し続ける表を増やしません。補助表を使うなら案件番号などで対応させ、どちらが最新なのかが一目で分かるようにしてください。
一件の引継ぎには、次にする行動を付ける
案件ごとに、何が起きたか、どこまで対応したか、何が未確認か、次に誰が何をするかを記します。「電話待ち」なら、誰からどの回答を待ち、その回答で何を決めるかまで必要です。本人が戻って来る予定の取り置きなら、商品を置く場所と受取条件も確認します。
個人の連絡先や詳しい購入者情報を、誰でも見える売場メモへ転記しないようにします。必要な情報は自社・施設の管理方法に置き、引継ぎ表にはその記録を探せる識別情報を残します。相手の要望と自社が約束したことを区別し、未承認の希望を確約として渡さないことが大切です。
読み上げるだけでなく、受け取った人が確かめる
交代時には表を渡しただけで終わらせず、次の担当が現物や記録の場所を確認します。取り置きがあるなら対象品を見て、問い合わせが残るなら記録へたどれるかを確かめます。機器の不調がある場合は、使える方法と使用を止めている方法を区別して伝えてください。
表には受取確認の欄を設けます。これは人を責める署名ではなく、次の担当へ情報が届いたことを確認するためです。交代時間が短い場合も、期限や顧客との約束が近い案件を優先して伝え、読めなかった項目を放置しないように責任者が時間を調整します。
未完了案件の交代引継ぎ表
編集部作成の記入用ひな形です。例示した条件や値は架空例です。実際の内容を入力してください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。
| 案件・対象 | 対応済みの内容 | 未確認・次の行動 | 期限・次担当 | 受取確認・完了 |
|---|---|---|---|---|
完了した案件は閉じ、残る案件だけを更新する
引継ぎが何回も続くと、既に済んだ案件が残り続けることがあります。完了の時刻、担当、結果を記録して閉じ、まだ回答のないものは次の確認時点を更新します。古い期限をそのまま引き継がず、顧客への案内を改める必要があれば責任者へ相談してください。
会期の最終交代では、会場がなくなった後の窓口へ渡す案件を分けます。取引の記録、商品状態、約束した連絡の内容を整理し、単に退勤者の私用端末へ残さないようにします。終了時点で未完了がゼロである必要はありませんが、残る案件に責任を持つ担当が決まっていることを確認します。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。